前 言
瞬息万变的市场需求、名目繁多的商品种类、日益增长的服务项目、千姿百态的销售手
段、错综复杂的商业管理,已将传统的商业管理方式搞得筋疲力尽,无所适从,渐渐陷入穷
途末路的尴尬境地。人们渐渐体悟到,商业自动化管理是摆脱目前困境的必然选择,也是中
国商业走向现代化的必由之路。将日益渗透到人类的整个生存和发展空间,将把整个人类带
进一个崭新的逻辑和秩序、节奏和美感的世界。
从我国的管理现状、传统的文化特点和现实需求去综合思考,你就会发现,我们提供给
管理者的,首先是一个满足管理要求的先进管理模式,然后才是提供管理者一个满足此先进
管理模式的软件系统。这就历史和现实地决定了中国的商业自动化管理系统只有走自己的路。
正是鉴于这种理性的选择,我们超赢科技有限公司对超市、超市的管理,经过广泛调查和深
入了解的基础上,充分吸收国外先进的管理思想,提出了以 “管理信息化、市场需求化”的
总体设计思想。考虑各商业网点的硬件配置和软件管理要求及管理控制中心广域网和超市超
市局域网的联结,而成功地开发了超赢商业自动化信息系统。
系统突出"管理模式是本,软件只是工具"的思想。在设计过程中,充分考虑了国内现有
POS 系统的利弊,结合我国的具体管理特点,提出了以 “管理信息化、市场需求化、数据可
靠化”为一体的先进管理模型。
我们将不断精益求精、不断探索、不断创新、不断努力,我们愿和千千万万管理者一起,
携起手来,为建立和发展中国商业自动化信息管理做出我们的贡献。
一、 系统设计思想
1.1 系统设计上体现 “管理信息化、市场需求化”的总体设计思想
管理信息化:利用自动化手段,以广泛的信息采集和高度的资源共享,提高超市宏观控制
和综合分析能力,控制合理的库存量,减少不必要的资金占压,加速资金周转,明显提高销
售、结算效率和服务质量,以获得最佳经济效益和社会效益。
市场需求化:在商品的销售过程中,系统不断的以顾客需求分析为目的,做到畅销品不断
货、滞销品不积压、商品销售高速周转,实现物流技术在销售过程中的完美体现。充分的体
现市场不断的围绕顾客的需求这一中心点。充分的体现超赢超市信息管理系统的先进的设计
思想。
二、 系统设计原则
“超赢管理信息系统”系统设计以符合计算机技术发展主流一标准化和开放性为原则,力
求系统先进、实用、可靠、经济,具体说明如下:
2.1 先进性
系统可提供先进的现代化商业管理模式,为 3S 工程 (实时销售 POS,电子订货EOS,
决策支持DSS )的逐步引进奠定基础;
数据库管理系统选用具有并行查询能力的关系型数据库,操作系统选用开放式平台,确
保系统资源充分利用,数据安全可靠;
应用软件独立于硬件,便于用户对硬件的品牌和档次进行广泛的选择,以实现有效的系
统集成。
2.2 实用性
针对零售业的特点,从用户实际需要出发,选择合理的系统环境,实现现代化的经营管
理,提高工作效率;
系统设计采用模块化概念,可根据需要适当裁减,具有高度灵活性和可扩充性以及和有
关部门进一步联网的接口,以适应不断更新的管理模式;
2.3 可靠性
系统采用断网保护、多级备份、误操作可恢复等先进措施;
系统为用户的实施工作安排系统实施计划进度表,包括系统调研、用户培训、测试标准、
实施后的质量控制以及后期的技术支持等
2.4 经济性
系统设计应充分考虑到资源的合理配置,使整个系统具有最高的性能 /价格比;
系统设计中,软、硬件都以开放式为原则,使用户可以在保护已有投资的基础上随意增
添有关设备,灵活扩充系统,以适应企业经营的新需要;
提供完善的售后服务,包括系统维护、软件使用支持以及实施后对系统修改的服务等,
系统具有完备的开发、实施计划及完善的质量控制,能在规定时间内投入运行,从而直接缩
短"投资回报周期"。
三、 系统特点
3.1 规范化、标准化、系统化和科学化的统一
以现代化管理模式和先进的计算机技术相融合为基础,实现了规范化、标准化、系统化
和科学化的统一。
规范化:实现管理制度、管理控制、管理过程、管理标准规范化。
标准化:信息代码和信息格式标准化,留有扩充余地。
系统化:企业管理在各层次和各部门之间保持一致,具有整体特点,且为开放型体系,
便于与外部系统连接。
科学化:管理符合实际情况,具有可操作性。
3.2 系统安全性能好
每个执行功能的权限均可分配,系统还记载用户的所有操作日志。这一机制可将操作者
权限最小限制在某人只能对某一部门或某一项功能进行操作。即使同等级别的权限操作者无
权修改他人和其他部门的数据,这样,既可防止外部非法用户的入侵,又可防止内部合法用
户对系统数据的错误操作而造成的数据损坏和数据泄密。
3.3 自动库存报警、辅助管理者做好库存管理
当某商品的库存到达警戒线时,系统可自动预警,能够对商品的进货品种、数量、时间
进行合理分析,把握好商品的进货,避免门店盲目进货,造成不必要的损失。
3.4 商品类级别可自由增加或减少
一般的商品分类级别多为"大、中、小"类。而在商业经营过程中,随着管理的细化,商
品结构的调整,企业规模的扩大,都可能导致对商品分类进一步细化或简化。遇有此种情况,
用户可自行增加或减少商品分类级别,而不受任何约束。
3.5 信息管理、辅助决策的设计思想
系统基于商品流转为基础、信息管理为核心。业务流程合理、部门职能明确,实现各部
门之间的数据共享,达到统一进货、配货、送货、统一资金和财务管理,大大降低费用。而
且各部门之间信息反馈迅速,补货、订货、配货等流程能在最短的时间内完成。是一套真正
的快速的反映系统。
3.6 方便实用的供应商结款功能
根据合同的结款方式、结款天数以及进货日期,系统可自动的算出预定的结款日期。根
据进货额、赞助额、退货额、已付金额可自动算出应结金额。
支持多种灵活的结款方式。如:月结、货到结款、预付款、实销实结等。
3.7 方便快捷的库存盘点机制
利用盘点机盘点,用手持式数据采集终端设备即盘点机对库存进行盘点,包括下载商品
信息,而后录入商品实际盘存数量,完毕后上传到系统即完成所需要的盘点。避免人工盘点
造成的人力、时间等资源的浪费。
3.8 前台 POS 销售系统
商品输入:
·支持商品编号输入 (无条码的情况)
·商品条码扫描输入
·商品大类输入 (对不易编码或贴码的商品)
·含价条码输入 (称重商品由条码电子称打印的条码)
·提供即时修正功能
·退货:系统支持退货操作,并提供权限控制。
·交易挂帐:系统允许交易挂帐,即一笔交易开始后暂不结帐,先进行下一笔交易,在需
要时恢复未结帐的交易。
结算方式
·默认为现金结算方式。
·礼券结算:礼券或其它代用券结算
·信用卡结算:如银行卡刷卡结算
·折扣卡 (贵宾卡、优惠卡、会员卡等)结算:可凭卡打折
·储值卡结算:可凭卡付款
以上结算方式可以合理的混合使用
辅助功能
·商品查询:支持运用商品价格、商品编号和商品名称等手段进行商品查询
·日结算功能:收银日结帐单据的浏览与打印:收银员在当班结束时,调用此功能查询当
日收银额,并输入实际收银额,POS 机会自动打印出一张结帐单,以便于收银员解款。
·收银信息查询:收银员可以查询当日自已的收银记录,如流水帐号、收银额、折扣额、
并可以详细浏览每笔收银信息所包含的销售商品信息。
·收银员密码修改:收银员为安全起见,可以修改自已的登录密码。
系统功能
为保证系统的正常运行,前台系统提供多种安全性和灵活性设计。
安全性
·密码和钥匙双重保护,防止非法使用
·POS 机同时将销售数据写入本地硬盘。确保网络发生故障时,前台收款能够单机运
行,网络故障排除后,再将数据正确写到网上。
·断电保护:保证突发的断电、死机均不会造成数据丢失或被破坏。
·系统日志功能记录重要操作,以供查询。
四、系统解决方案
4.1 软件系统框架
系统采用模块化设计,具有无法比拟的优势,即可视化开发,修改变动迅速,可重复使用。
具体体现在技术的先进性、运用的长远性、运作的可靠性。
技术的先进性
跨数据库的移植性,使系统可在多种大型数据库上运行
模块化编程,升级十分方便
支持各种硬件及多种网络体系结构
开发者、使用者双方授权的密码体制,确保关键数据的绝对安全
支持各种银行卡电子交易
应用的长远性
可灵活扩展的报表体系,
可选择的数据分析模块
包含多种盘点运作方式,根据各种不同情况进行最为方便、快捷、准确
完整的数据清理流程,保证系统的长期平稳运行
运作的可靠性
完整可靠的备份和紧急灾难恢复方案
错误数据的监测模块和修正模块
完善的系统测试
严格遵循ISO9001:2000 版开发及实施规范,确保系统的可靠性
4.2 系统安全性及可靠性
授权机制与权限控制
超市的部门管理者可通过系统提供的权限,根据实际需求对不同的管理阶层的人员进行
开放,从而保证系统的运行安全,维护企业的利益。这样不同的员工登录系统看到的是不同
的功能清单,访问到的是不同的数据。
联网 /脱机工作方式
前台 POS 销售系统支持联网 /脱机工作方式,可以在这两种工作方式间自动切换。正常
情况下前台POS 销售系统工作于联网状态,一旦后台PC 服务器 (或后台管理工作站)或局域
网络出现故障,无法正常工作时,会自动切换为脱机工作方式,其功能与联网方式是一样的。
当监测到网络已经恢复正常,系统会自动切换到联网状态,并将业务数据转换到后台。
软件断点保护
前台 POS 软件采用了独特的软件断点保护技术,在设备突然掉电、故障甚至人为的恶意
中止系统情况下,都可以保证交易数据的完整性。
数据备份管理
由于后台的销售统计以及财务核算等功能模块都与前台的销售数据息息关,所以前台销
售数据的安全与准确对整个商业管理信息系统都是至关重要的。在本系统中,POS 机在本地
硬盘上保存二份,其中一份送往服务器。即使服务器出现故障将销售数据丢失,也可以用POS
机的数据上发和数据备份功能将POS 机上保存的历史数据上发给服务器或通过软盘备份传给
后台。
数据安全管理
为保障系统数据的安全,软件提供了一套慎密的操作权限管理机制。它通过操作者、用
户名、权限组等组合构成系统操作权限,通过这一机制可将操作者权限最小限制在某人只能
对某一部门或柜组的某一项功能进行操作。这一机制的突出特点是强化了数据的"私有性",
即同等级别的权限操作者无权修改他人和其他部门的数据,查询数据在不经授权的情况下也
不能跨部门柜组进行。这样,既可防止外部非法用户的入侵,又可防止内部合法用户对系统
数据的错误操作而造成的数据损坏和数据泄密。
系统资源管理
即可通过系统应用界面提供相应功能,对系统存储空间进行监控,如发现存储空间达到
系统所需的临界点,可提前采取措施,避免因存储空间溢满造成系统故障,并可实时监控前
台POS 的运行情况 。密码的安全性:收银员不能用同一个密码同时打开和使用两台或两台以
上的收款机。
4.3 系统可行性方案
完善的培训方案
系统提供的培训方案从计算机的基础应用知识培训到门店高级管理人员管理技能的培训,可以按
照需要培训系统所需的各级管理人才。为系统的成功应用打下基础。
完善的服务系统
公司设立专门的服务小组,给用户提供实时、便捷的 (包括软件、硬件、超市卖场规划、
业务流程咨询等等)服务。
完备的后续技术支持
系统采用模块化思想,提供各种软件接口,为用户的软件提供方便的升级空间。并提供
实时的技术支持,优惠的升级服务。
独立性、无依赖性
前台POS 软件与硬件设备无关。品种繁多的外设设备只需编写相应的驱动程序,就可实
现功能的扩展。
符合标准
系统符合 《SB/T10333-2000 超级市场管理通用要求》、《GB12904 同样商品条码》等行业
标准,具有良好的可扩展性。
4.4 技术方案
库存管理
查询商品的动态库存,收银机的每笔销售均会实时地从库存中扣减。
查询库存数量、库存金额等信息,包括商品库存、类别库存、ABC 类商品库存、月末库
存等等。
设置库存警戒线;自动提示低存量 (脱销)商品,超存量 (滞销)商品等。
库存变动情况查询;商品库存历史变动情况综合查询。
盘点管理
超市卖场的盘点管理也支持手工盘点和盘点机盘点。
盘点机盘点指使用手持式数据采集终端设备即盘点机对中心库存进行盘点,包括下载商
品信息,而后录入商品实际盘存数量,最后盘点机与系统相联,上传盘点数据。
手工盘点指系统根据系统中的库存情况打印商品盘点表,录入商品实际盘点数量、替代
库存。
盘点结束后分析盘点盈亏情况。
商品编码
在以单品管理为基础的计算机系统内建立一套完善的商品货号编码体系是非常重要的,
商品货号编码始终用于内部管理、数据的统计和分析等。
商品货号编码一般实行等级分类制,即一个完整的货号编码应由“大类”、“小类”及“流
水号”组成,同时编码长度应适中。如货号编码
0102003
“01”部分表示该商品所属大类,“02”部分表示该商品所属大类中的小类,而 “003”
则表示该商品在此类别中的流水号。
本项功能包括商品类别管理,增加 /修改 /查询商品类别信息;制定商品编码规范;设
定商品所属柜台;制定商品编码;商品编码的特殊处理,如商品的合并、删除及重新归类等。
会员卡管理
会员卡的发行管理;会员卡使用设置;会员价格折扣管理;会员个人资料的管理;会员
消费情况查询分析;以及会员卡挂失、损坏、作废等特殊处理的管理。
银行卡管理
随着超市的消费方式的不断的多样化,业主的经营也日趋多元化,与银行、金融系统的合作
也是超市发展的必然趋势,顾客可持银行卡直接在超市消费,方便消费者。提高超市的服务
水准。
商品类别管理
功能:把超市的所有的商品归结为不同的类别以便管理、摆放。
·基本商品信息录入、修改
功能:输入商品的基本信息,包括名称、品牌、规格、零售价格等并可以修改。
·基本商品信息的查询
功能:对商品的基本信息可以按编码、条码、名称、品牌、供应商进行查询
·商品货架管理
功能:对超市的所有商品按货架排列进行管理,商品的推销、供应商产品的上架、商品
的盘点可按货架责任到人进行管理。
价格管理:
进价、零售价、优惠价、会员价、量贩商品设置、促销商品设置。 价格签打印。
供应商管理
功能:把供应商的基本信息统一管理,以便适时进行查询、打印供应商的信息。方便与
供应商之间的信息交流。
进退货管理
功能:对供应商的进货单、退货单进行录入,并可实时进行查询分析。
销售管理
功能:查询卖场当日或历史商品的销售情况,每个POS 前台甚至每个收银员当日的销售
情况。对某商品个体或类别的销售额、毛利额统计分析。查询商品的报损、折价等特殊处理。
以便管理者掌握卖场当日或历史的销售情况。
会员管理
功能:随着市场经营方式的多元化,会员制管理也是超市消费模式中不可缺少的部分。利
用会员制管理可有效的抓住自己独特的消费群体。方便顾客的消费也给企业带来极大的利润。
会员管理可对会员进行信息查询消费分析、会员卡设置、特殊处理等操作。
库存管理
功能:库存状况关系到占用资金的多少,最主要的是如何有效降低库存损耗,提高有效
库存,支持前台销售。本系统能及时提供库存商品种类存量、品质、存期、价格、存放点等
信息。并能根据提供的相关信息及销售点分析资料,帮助管理阶层做好商品补 (订)货周期,
合理控制商品的库存。
财务管理
功能:统计销售收入、在库资金占用,处理日、月结财务报表,处理供应商已付/应付
帐款。控制资金的周转量。
决策分析
功能:根据卖场的商品个体及类别销售情况,对商品做出畅/滞销品、毛利额对比、库
存分布情况等决策分析。给管理者提供有效的数据信息,便于做出最佳的决策方案。
系统维护
功能:为了便于后台系统的管理,管理员可以在对部门、员工、墙纸、登录权限、还有
其它功能惊醒设置。比如如果哪个系统模块出现了错误,那可以使用数据修复工具来进行修
复。
前台 POS 销售系统
功能:进行日常的销售、退货、交易、清除交易挂帐及恢复等处理支持多种商品输入
方式,支持各种不同的付款方式混合使用,支持各种预设的促销方式及优惠卡、会员卡等各
种付款方式,还支持超市内部员工的考勤管理。
六、网络拓朴结构
6.1 超市网络拓朴结构
一套完善的商业自动化管理系统,并不是由一大堆孤立运行的先进设备拼凑而成。为实现系
统内软硬件资源共享、信息交流,需要一个结构合理、功能强大、具有较高容错能力和扩展
能力、有较高的安全性的完善网络系统把各种设备有机地结合在一起,才能最大限度地发挥
设备的潜力。而成功的网络系统设计方案,并不是用一堆网卡和杂乱的网线简单地把服务器、
工作站、POS 机等各种网络终端连接在一起。一个网络方案,仅仅在技术上可行是远远不够
的。应该考虑到硬件使用、网络管理、软件开发、系统扩展等诸多因素。在衡量一套网络方
案的时候,可根据如下几点进行考核:
◆ 技术上的可行性
◆ 技术经济分析指标
◆ 全面性、可靠性
◆ 硬件、软件平台及支撑工具
◆ 适应性、可靠性、安全性、容错性
◆ 扩充能力
◆ 安全性
◆ 是否符合标准
◆ 先进性
◆ 技术服务
在上述几点中,客户较关心的是技术上的可行性和技术经济分析指标。技术上的可行性